Hauptversammlungen

Die Betreuung von Hauptversammlungen bildet seit 1999 das Herzstück der HCE Haubrok AG und nun bei Link Market Services. Das Leistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung und der Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung der HV über die Bekanntmachung und das Einladungsmanagement bis zur Erstellung des Meldebestands und der Betreuung der Versammlung.

Sämtliche Dienstleistungen werden grundsätzlich modular angeboten. Damit reicht das Spektrum des Leistungsumfangs vom Rundum-sorglos-Paket bis hin zur Erbringung ausgewählter einzelner Dienstleistungen – ganz wie es der Kunde wünscht. Stets inkludiert ist unsere kompetente Beratung, die sich strikt am Interesse des Mandanten orientiert.

Was wir damit meinen? Hier einige Fallbeispiele:

Hoffentlich kein Regen – Aktionärsrückstau wegen Platzmangel

Hoffentlich kein Regen

Bei den vergangenen Hauptversammlungen eines Mandanten kam es an den Registrationscountern immer wieder zu einem Rückstau bis auf die Straße. Bei Regen wären die wartenden Aktionäre nass geworden. Die Anzahl der Counter konnte jedoch aus räumlichen Gründen nicht erhöht werden.

Mit iRegister und den für dieses Verfahren von Link speziell entwickelten, extrem platzsparenden Registrationsstellen konnte die Anzahl der Registrationscounter um 30% erhöht werden. Der Aktionär kann jetzt faktisch ohne Wartezeit sofort bedient werden.

iRegister: Registration mit iPads - Im iPad sind alle zur Registration benötigten Funktionen gebündelt. Als Barcodescanner dient die eingebaute Kamera des iPads.

Für Dateneingaben (z.B. Vertreterdaten) wird die interne iPad-Tastatur genutzt. Auf dem iPad werden zur Registration kontextabhängig die verlesefertigen Dialoge für die Mitarbeiter an der Registration eingeblendet.

HCE Registrationsstelle: Durch Nutzung der internen iPad-Funktionen wird der Raumbedarf für einen Registrationsarbeitsplatz bei höchster Bedienerfreundlichkeit minimiert. Link hat für die Praxis einen Registrationscounter entwickelt und gebaut, der alle für die Registration mit iPads benötigten Funktionen wie iPad-Ablage, (Etiketten-)Drucker-Abstellfläche, Eintrittskarten- und Stimmblpckablage sowie die benötigten Anschlüsse auf kleinstem Platz ergonomisch vereint.

Nächste Wortmeldung – Frau oder Herr Meier!

«Als nächste Wortmeldung rufe ich dann Herrn oder Frau Meier auf!», verkündet ein leicht verunsicherter Versammlungsleiter. Bei der Erfassung von Wortmeldungen kam es immer wieder vor, dass der Name des Aktionärs, der seine Wortmeldung anmelden wollte, versehentlich unvollständig oder falsch aufgenommen wurde. Des Weiteren gab es Fälle, dass Aktionöre sich zum Wort gemeldet haben, die nicht im Teilnehmerverzeichnis vermerkt waren.

Zur Lösung dieser Probleme hat Link das Hauptversammlungsprogramm mit dem Back-Office-Programm QACE verbunden. Am Wortmeldetisch braucht nun nur noch der Barcode der Stimmkarte (oder des Stimmblocks) gescannt werden und die Daten des Aktionärs werden aus dem Teilnehmerverzeichnis in die Wortmeldeliste übernommen.

Informativer Nebeneffekt: Alle Angaben aus dem Teilnehmerverzeichnis, wie Name und Wohnort des Eintrittskarteninhabers bzw. des Vertreters, die Anzahl der vertretenen Aktien und die Besitzart stehen im Back-Office ohne Zusatzaufwand zur Verfügung.

Die Verbindung des Hauptversammlungsprogramms erfolgt mittels einer SOAP-Schnittstelle via Ethernet, so dass eine gegenseitige Beeinträchtigung der Systeme ausgeschlossen werden kann.

Wortmeldung

Bei Einsatz des QACE Bühnenmoduls VL Cockpit können auch weitere Angaben des Hauptversammlungsprogramms in Echtzeit abgefragt werden. Beispielsweise kann jederzeit die aktuelle Präsenz, der Präsenzhöchststand oder auch die Anzahl der anwesenden Personen angezeigt werden.

Die Vollmacht liegt am Sonderschalter

Die vom Aktionär vor der Hauptversammlung eingereichte Vollmacht war nicht ganz korrekt. Um fehlende Details zu klären, muss der fragliche Aktionär bei der Registration jedoch unter den mehr als 1.000 Teilnehmern identifiziert werden.

Sonderschalter

Insbesondere bei größeren Hauptversammlungen, die die Aktionärsregistration an IT-Arbeitsplätzen im Front-Office durchführen, ist es ein Problem, bestimmte Aktionäre zu identifizieren und zwingend an den Sonderschalter zu verweisen. Dies kann nötig sein, um beispielsweise Unklarheiten bei der Anmeldung zu klären oder hinterlegte Dokumente auszuhändigen.

Das Link-Hauptversammlungsprogramm bietet die Möglichkeit, zu jeder angemeldeten Eintrittskarte einen Hinweis zu hinterlegen. Dies wird bei der Registration dieser Eintrittskarte im Erfassungsdialog eingeblendet.

Optional kann gewählt werden, ob die Registration nach dem Hinweis fortgesetzt werden kann oder ob der Aktionär zwingend zum Sonderschalter muss.

Wo bleibt meine Eintrittskarte?

Anruf bei der IR-Abteilung der Gesellschaft: «Meine Eintrittskarte ist noch nicht im Briefkasten». Lange Zeit musste ein solcher Anrufer vertröstet werden, da die nötigen Informationen zum aktuellen Stand von Eintrittskartenausstellung und -versand nur beim Dienstleister, nicht aber beim Unternehmen vorlagen.

NAVER, das Link-Tool für die Anmeldung von Namensaktien zur Hauptversammlung bietet eine gesicherte Onlineabfrage des aktuellen Anmeldestands - und dies 24/7. Jetzt kann die Gesellschaft dem Anrufer exakt mitteilen, dass die Eintrittskartenbestellung am Dienstag eingegangen und am gleichen Tag noch bearbeitet wurde. Die fragliche Eintrittskarte wurde am Dienstag gedruckt und posteingeliefert. Transparenter und kompetenter können Aktionäre nicht informiert werden.

Eintrittskarte

Zahlreiche Unternehmen vertrauen auf die Expertise von Link:

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