Gläubigerversammlungen

Seit 2012 betreut Link regelmäßig auch Gläubigerversammlungen von Anleihegläubigern vor und während der Insolvenz sowie Gläubigerversammlungen in der Insolvenz. Das Leistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung und der Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung der Gläubigerversammlung über die Bekanntmachung und das Einladungsmanagement bis zur Erstellung des Meldebestands und der Betreuung der Versammlung.

Dabei wird den Spezifika der Gläubigerversammlungen besonders Rechnung getragen. Verkürzte Anmeldefristen oder gar das Fehlen einer Anmeldeerfordernis im Vorfeld erhöhen hier den Beratungsbedarf und die Organisation vor Ort. Durch spezielle Anpassungen in den IT-Programmen und die kompetenten Beratung im Vorfeld und vor Ort können Gläubigerversammlungen effizient und zügig vorbereit und durchgeführt werden.

Was wir damit meinen? Hier einige Fallbeispiele:

Sind Sie bereits angemeldet?

Am Tag der Gläubigerversammlung bildet sich eine Schlange vor der Registration, zahlreiche Anleihegläubiger wollen hören, wie es um die Gesellschaft bestellt ist und wie es mit ihr weitergeht. Unter ihnen gibt es viele, die sich erst kurzfristig entschieden haben, der Versammlung beizuwohnen. Die notwendigen Unterlagen haben sie im Vorfeld von ihrer Bank erhalten, wie eine Prüfung an der Registration zeigt.

Durch eine speziell für Gläubigerversammlungen von Link entwickelte Präsenzerfassungssoftware können Gläubiger in Echtzeit erfasst und eine Stimmkarte ausgestellt werden. Ein Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen erlaubt die Erfassung mehrerer Gläubiger gleichzeitig, sodass es an der Registration nicht zu unnötigen Wartezeiten kommt.

Zu welcher Gruppe gehören Sie?

Egal, ob ein Unternehmen mehrere Anleihen begeben hat, die allesamt restrukturiert werden, oder in einer Insolvenzgläubigerversammlung verschiedene Gläubigergruppen betroffen sollen, das Unternehmen möchte nicht mehrere Versammlungen hintereinander abhalten, sondern sie sollen zeit- und kosteneffizient parallel stattfinden. Das bedeutet jedoch, dass die Teilnehmer an der Veranstaltung der korrekten Gläubigergruppe zugeordnet werden müssen und auch bei den Abstimmungen entsprechend ihrer Gruppe ausgewertet werden müssen.

Bereits im Vorfeld der Gläubigerversammlung werden durch das Anmeldeprogramm von Link die einzelnen Gläubiger nach Gruppen erfasst und im Meldebestand aufgeführt. Am Tag der Versammlung kann der Gläubiger seine vorbereiteten Unterlagen an der Registration abholen oder es können auch noch schnell vor Ort neue Gläubiger gemäß ihrer Gruppe erfasst werden. Durch eine spezielle Auswertungstechnik können Abstimmungen in einem Sammelgang über mehrere (Anleihe-)Gläubigerklassen hinweg zeitsparend mittels Stimmkarten durchgeführt werden.

Versammlung oder nicht – das ist hier die Frage?

Der Tag der Versammlung naht und das Ende der Anmeldefrist. Gespannt wartet die Gesellschaft, ob auch die notwendige Mindestpräsenz von 50% bzw. 25% erreicht werden kann, damit ihre erste Anleihegläubigerversammlung beschlussfähig ist.

Durch eine zeitnahe Erfassung der Anmeldungen im Vorfeld aber auch am Tag der Versammlung können frühzeitig die Beschlussfähigkeit festgestellt und die Erfolgsaussichten abgeschätzt werden.

Organisationsberatung

Bei jedem Projekt erfolgt die Betreuung durch einen festen Link-Berater. Er ist erster Ansprechpartner bei allen Fragen während der Projektphase und natürlich auch während der Versammlung. Bei Folgeprojekten ist dieser Berater erneut für den Mandanten gesetzt.

So wird der Link-Mitarbeiter Mitglied des Organisationsteams und nimmt an Terminen «Vor Ort» (z.B. Kickoff) oder Telefonkonferenzen teil.

Eines der Kernelemente der Link-Betreuung ist die Terminüberwachung. Link informiert gemäß seinem Selbstverständnis Mandanten proaktiv, unaufgefordert und rechtzeitig über drohende Terminkonflikte.

  • Laufende Betreuung während der gesamten Projektphase durch einen festen Link-Berater
  • Mitgliedschaft im Organisationsteam der Gesellschaft und persönliche Teilnahme der Projekt manager am Kick-off-Termin im Vorfeld der Versammlung
  • Erstellung eines ausführlichen Projektplans zur Einhaltung (aktien-)rechtlicher und projektbezogener Fristen bzw. Anforderungen sowie der
    Satzungs bestimmungen
  • Projektcontrolling: Laufende Überwachung und Kontrolle des Projektplans, Terminüberwachung
  • Wunschweise kostenfreie Nutzung des Online-Terminplans CEOS zur Planung und Terminüberwachung der Versammlung (allen Projektbeteiligten steht mit CEOS eine webbasierte einheitliche Daten- und Informationsbasis zur Verfügung)
  • Allgemeine Organisationsberatung bezüglich eines Frage-/Antwort-Back-Office
  • Abstimmung zum Thema Datenschutz
  • Bereitstellung einer Datenschutzerklärung
  • Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation sowie Personalplanung und -überwachung für den Aufbau- und den Versammlungstag
  • Schulung und individuelle Einweisung der mitwirkenden Mitarbeiter bzw. der Hostessen in die zugewiesenen Aufgabenbereiche (z.B. Registration, Zu- und Abgangskontrolle, Wortmeldetisch etc.) durch den Link-Berater
  • Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung der Generalprobe
  • Abschließende Nachbesprechung zur Beurteilung des Ablaufs

Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung

Mandanten werden zur Einhaltung bzw. Umsetzung (aktien-)rechtlicher Vorschriften bzw. Anforderungen praxisnah beraten. Dies ist unabdingbare Voraussetzung für eine rechtssichere Beschlussfassung am Ende der Veranstaltung.

Die Tagesordnung ist Dreh- und Angelpunkt jeder Versammlung. Link erarbeitet zusammen mit seinen Mandanten und deren Rechtsberatern die unternehmensindividuelle Tagesordnung.

Alternativ überprüft Link den Entwurf der Tagesordnung nach formalen und inhaltlichen Kriterien.

  • Allgemeine Beratung zur Einhaltung bzw. Umsetzung (aktien-)rechtlicher Vorschriften bzw. Anforderungen
  • Beratung zur Umsetzung der Verhaltensempfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex
  • ggf. Beratung zur Anpassung der Satzung der Gesellschaft an gesetzliche Neuerungen oder praxisrelevante Gegebenheiten
  • Abstimmung mit den Rechtsanwälten, dem Aufsichtsratsvorsitzenden und ggf. dem Notar hinsichtlich:
    • Terminplanung zur Einhaltung (aktien-)rechtlicher Fristen
    • Versammlungsablauf
    • Abstimmungsverfahren
    • Stimmrechtsverboten gemäß § 136 Abs. 1 AktG
    • Bereitstellung weiterer Checklisten (z.B. auszulegende Unterlagen, Internetpublizität etc.)

Bekanntmachung und das Einladungsmanagement

Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Einberufung ist die fristgerechte Veröffentlichung im Bundesanzeiger, die ein rechtzeitiges Hochladen der Einberufung auf der Website des Bundesanzeiger-Verlags bedingt.
Link stellt das richtige Timing der Anzeige im Bundesanzeiger zur Erfüllung der Veröffentlichungspflichten vor und nach der Versammlung sicher.

Inhaberaktien

  • Vorankündigung der Versammlung in den Wertpapier-Mitteilungen
  • Koordination und Veröffentlichung der Anzeigen im Bundesanzeiger
  • Auf Wunsch: Unterstützung bei der Gestaltung der Einladung/Mitteilungen gemäß § 125 AktG sowie Unterstützung der Koordination des Drucks
  • Erfassung und Archivierung der Anforderungen der Depot-Banken
  • Vorhalten einer elektronischen Version der Einladung für die Kreditinstitute
  • Kommissionierung der Versandunterlagen
  • Versand der Einladungen an die Depot-Banken innerhalb der nach § 125 Abs. 1 AktG geforderten Fristen
  • Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen durch die Depot-Banken
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung und Veröffentlichung von weiteren nachgelagerten Pflichtbekanntmachungen (z.B. § 30b WpHG, § 325 HGB etc.)

Namensaktien

  • Textvorschlag und Layout für die Formulare «Aktionärsanschreiben» und «Anmeldebogen»
  • Übernahme der Daten aus dem Aktienregister
  • Datenüberarbeitung und Adresskorrektur
  • 4/1-farbiger-Laserdruck (beidseitig; 600 dpi) des «Aktionärsanschreibens» und «Anmeldebogens» sowie Personalisierung und Eindruck der Aktionärsdaten (aus Aktienregister: Anschrift, Anzahl Aktien)
  • Druck des Versandkuverts inklusive Logo, Vorausverfügung und ggf. Freivermerk
  • Kommissionierung der Versandunterlagen (Aktionärsanschreiben, Anmeldebogen, Mitteilung gemäß § 125 AktG)
  • Falzen und kuvertieren der Versandunterlagen auf das Format DIN-lang
  • Portooptimierter Postversand der Einladungen an die Aktionäre (ggf. per «Infopost» bzw. «Infobrief»)
  • Rücklaufbearbeitung
  • Nachversand der Anmeldeunterlagen an alle Aktionäre, die bis zum «Record Stop» (Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung) in das Aktienregister neu eingetragen worden sind, per normalem Postversand (2. Welle)
  • Überwachung der Zustellung
  • Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen

Erstellung des Meldebestands

Inhaberaktien/Anleihen/Gesellschafteranteile

Link bietet seinen Mandanten zwei Optionen an:

1. Koordination der vom Mandanten benannten Anmeldestelle:

  • Erstellung des Meldebestands (Information und Koordination der von der Gesellschaft benannten Anmeldestelle)
  • Aktive Unterstützung von ausländischen Aktionären bei der Anmeldung zur Versammlung
  • Erstellung von Zwischenmeldungen des Meldebestands
  • Qualifizierte Abschätzung der zu erwartenden Versammlungsteilnehmer nach Ende der Anmeldefrist
  • Lieferung aller benötigten Formulare wie beispielsweise Gastkarten, Wortmeldezettel usw.
  • Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
  • Erstellung von Sammelkarten und MultiVotern, insbesondere für Vertreter von Aktionärsvereinigungen und Banken

2. Bei Übernahme der Funktion der Anmeldestelle durch Link zusätzlich:

  • Eingangsadresse für Eintrittskartenbestellungen
  • Erfassung der Eintrittskartenanforderungen
  • Kontrolle der Erfassung/Ausstellung der Eintrittskartenanforderungen im Vier-Augen-Prinzip
  • Personalisierung und Eindruck der Teilnehmerdaten im Rahmen der Ausstellung der Eintrittskarten
  • Kuvertieren und Versand der Eintrittskarten
  • Überwachung der Zustellung, ggf. Rücklaufbearbeitung
  • Archivierung der Eintrittskartenanforderungen

Namensaktien

Link bietet seinen Mandanten die Rücklaufbearbeitung von Eintrittskartenbestellungen, Vollmachten, Weisungen und Briefwahlstimmen an.

Hierfür verfügt Link über eine eigen-entwickelte internetbasierte Plattform, mit deren Hilfe Aktionäre Eintrittskarten bestellen, Vollmachten und Weisungen erteilen oder Briefwahlstimmen abgeben können.

  • Übernahme der Einträge des Aktienregisters
  • Erstellung des Meldebestands
  • Einpflegen von Änderungen im Meldebestand nach Meldeschluss
  • Qualitäts- und Plausibilitätsprüfung der Anmeldungen
  • Überprüfung der Anmeldungen auf Eintragung im Aktienregister
  • Kontrolle der nötigen Namensaktienvollmachten
  • Entwurf, Druck, Ausstellung und Versand der Eintrittskarten an die Aktionäre
  • Erfassung von Vollmachten und Weisungen
  • Erstellung eines Weisungsspiegels
  • Online-Zugang für die Gesellschaft auf das System zur Verwaltung von Namensaktien (NAVER):
    Zugriff auf den Meldebestand mit umfangreichen Statistikfunktionen zum Stand der Anmeldungen, der Vollmachts- und Weisungsvergabe sowie der Stimmabgaben per Briefwahl
  • Kontrolle Großaktionärsbesitz nach WpHG
  • Statistische Prognose der Anzahl der Versammlungsteilnehmer
  • Durchsicht auf bekannte kritische Aktionäre und situative Beratung des Managements
  • Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
  • Ausstellung und Versand von Gastkarten

Betreuung der Versammlung und ggf. der Generalprobe

  • Umfassende Betreuung und Koordination des Ablaufs der Versammlung und ggf. der Generalprobe
  • Schulung und individuelle Einweisung aller an der Versammlung beteiligten Mitarbeiter bzw. Hostessen
  • Organisation und Durchführung einer Generalprobe
  • Koordination, Überwachung und Verantwortung der Anmeldeschalter zur Stimmkartenausgabe durch einen weiteren qualifizierten Link-Mitarbeiter
  • Koordination, Überwachung und Verantwortung der Abmeldeschalter inklusive Vertreterwechsel durch einen weiteren qualifizierten Link-Mitarbeiter
  • Entwurf und Druck der Stimm- bzw. Präsenzkontrollkarten mit Teilnehmerdaten und Barcode
  • Bei größeren Versammlungen Errichtung eines PC-Netzwerks zur Registration der Teilnehmer
  • Auf Wunsch: Registration der Teilnehmer mittels iPads
  • Ermittlung der Präsenz und Präsenzveränderungen durch eigene notariatsgeprüfte Software
  • Ermittlung der Abstimmungsergebnisse durch eigene notariatsgeprüfte Software
  • Link bietet alle technisch gebräuchlichen Abstimmungsverfahren an (Stimmkarten, Stimmblöcke in Kombination mit optischen Beleglesern, iPads, teleVoter)
  • Stellung der gesamten benötigten Hardware; es werden mindestens zwei unabhängige PCSysteme (Ausfallsicherheit!) und zwei Drucker eingesetzt
  • Stellung von Stimmsammelboxen
  • Gestaltung und Druck sämtlicher benötigter Formulare, wie z.B. Teilnahmebescheinigungen, Wortmeldezettel, Widerruf der Vollmacht etc.
  • Aufbereitung der Abstimmungsergebnisse
  • Bereitstellung der Teilnehmer- und Anmeldedaten zur EDV-technischen Weiterverarbeitung