Gesellschafterversammlungen

Seit Beginn betreut Link regelmäßig auch Gesellschafter- und Mitgliederversammlungen. Das Leistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung und der Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung der HV über die Bekanntmachung und das Einladungsmanagement bis zur Erstellung des Meldebestands und der Betreuung der Versammlung.

Dabei wird den Spezifika der jeweiligen Versammlung besonders Rechnung getragen. Durch spezielle Anpassungen der Software können vereinsrechtliche Spezifika abgebildet werden. Anpassungen sind hier bin in die Versammlung möglich. Auch die Flexibilität, verschiedene Rechte der Teilnehmer bei der Präsenzerfassung oder Abstimmungsarten abzubilden, bieten Link-Systeme. Dank kompetenter und umfassender Beratung im Vorfeld können Mitgliederversammlungen, Versammlungen geschlossener Fonds oder Gesellschafterversammlungen effizient und zügig durchgeführt werden.

Was wir damit meinen? Hier einige Fallbeispiele:

Wie viele Personen sind anwesend und dürfen abstimmen?

Die Vertreterversammlung hat begonnen, aber noch immer betreten Vertreter, Gäste und auch Mitarbeiter den Saal, andere verlassen ihn für kurze Zeit. Der Versammlungsleiter möchte wissen, wie viele Teilnehmer sich derzeit im Versammlungssaal befinden und wie viele davon stimmberechtigt sind. So wäre er im Falle einer kurzfristig anberaumten Abstimmung jederzeit in der Lage, diese nach Köpfen durchzuführen.

Durch das Präsenzerfassungssystem von Link können in Echtzeit Zu- und Abgänge von Teilnehmern an den Türen des Versammlungssaals mittels Scanner erfasst werden, sodass jederzeit die exakte Zahl an Personen bestimmt werden kann. Eine spezielle Software-Lösung ermöglicht dabei – falls gewünscht – diese auch verschiedenen Teilnehmergruppen zuzuordnen. Durch Übertragung der kumulierten Informationen sehen der Versammlungsleiter und der Notar auf ihren iPads auf der Bühne zu jedem Zeitpunkt, wie hoch die Zahl stimmberechtigter Anwesender ist. Und die Mitarbeiter des Veranstalters können aktuelle Teilnehmerzahlen an das Catering weitergeben.

10 Kandidaten – 3 Plätze: Und nun?

Auf der Tagesordnung der Mitgliederversammlung stehen die turnusmäßigen Wahlen zum Vorstand an. Die Liste der Kandidaten ist lang: Zehn Kandidaten bewerben sich auf drei Plätze. Wie geht man nun am besten mit so einer Situation um?

Mittels TeleVoter von Link können derartige Listenwahlen schnell und individuell auf die Kundenbedürfnisse angepasst durchgeführt werden. Unabhängig davon, ob jeder Teilnehmer für mehrere Kandidaten gleichzeitig votieren darf oder seinen Favoriten für eine bestimmte Position auswählt: Durch die Nutzung der mobilen TeleVoter können die Abstimmungen schnell durchgeführt werden. Mit Schließung des Abstimmgangs liegen die Ergebnisse dem Versammlungsleiter vor. Und kurz darauf können die Ergebnisse mittels Projektion allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Der Vorschlag wurde…

Die Debatte auf der jährlichen Gesellschafterversammlung war hitzig; die Ergebnisermittlung bei den anstehenden Abstimmungen soll trotzdem schnell und professionell durch Handaufheben vonstattengehen. Jeder stimmberechtigte Teilnehmer hat dabei eine Stimme. Doch einstimmig wird das Ergebnis sicherlich nicht ausfallen.

Die Abstimmsoftware iVote ermöglicht auch die Abwicklung einer Abstimmung per Kopf modern mittels iPads. Abstimmhelfer erfassen auf ihren Geräten die Zahl der Ja-, Nein- oder Enthaltungsstimmen und dank einer Kopplung an das Präsenzerfassungssystem können binnen weniger Augenblicke die Ergebnisse für den Versammlungsleiter und/oder alle sichtbar gemacht werden.

Keiner kann alles wissen

Auf der Gesellschafterversammlung kommt es zur alljährlichen Aussprache über die Entwicklung des Fonds. Anleger stellen zum Teil sehr detaillierte Fragen, die auch den besten Vorstand ins Schwitzen bringen. Jetzt ist Hilfe von einem Mitarbeiter gefragt. Doch wie erreicht man diesen am besten, ohne dass es zu ständigen Unterbrechungen der Versammlung kommen muss?

Das Link-Backoffice-Programm QACE bietet mit seiner ausgereiften Chatfunktion die Möglichkeit, unauffällig Informationen auf die Bühne zu bekommen, und es ermöglicht auch Nachfragen, ohne dass die Teilnehmer der Versammlung hiervon Kenntnis bekommen. Auch die Einbindung von Stenografen in das System ist denkbar.

Zahlreiche Unternehmen vertrauen auf die Expertise von Link:

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